# Comment tenir son livre de caisse au jour le jour ?

> Le livre de caisse est une obligation : chronologique, solde continu, pièces justificatives (le détail légal dans notre [pilier dédié →]). Au jour le jour, le tenir demande trois choses : une clôture chaque soir, avec un comptage du tiroir par coupures et un écart calculé puis attribué à la journée ; une trace immédiate de chaque sortie d'espèces, motif et photo du justificatif au moment où l'argent sort du tiroir ; et un fond de caisse préparé pour le lendemain. Une caisse qui guide ces étapes remplit le livre à mesure : le comptage du soir prend environ quatre minutes, et le comptable consulte les pièces sans classeur.

## La clôture du soir, étape par étape

À la fermeture, l'écran de clôture propose le comptage **par
coupures** : 3 billets de 50, 12 de 20, un rouleau de pièces — on tape
des quantités, pas des additions de tête. Une fois le tiroir compté,
l'écart s'affiche (par exemple −2,40 €) et il est attribué à la
journée et à l'équipe du jour. La caisse suggère ensuite l'appoint de
monnaie pour le fond du lendemain, numérote l'enveloppe de dépôt et
imprime le rapport de fin de journée. La procédure est la même tous
les soirs, quelle que soit la personne qui ferme.

## Trois erreurs courantes et comment les éviter

| Le problème | La réponse |
|---|---|
| **Le comptage influencé** : on sait combien il devrait y avoir, on compte jusqu'à y arriver | Le comptage **à l'aveugle** (en option) : le montant théorique reste caché jusqu'à la fin du comptage |
| **La dépense sans ticket** : le fournisseur payé au tiroir, le justificatif égaré | La sortie d'espèces exige un motif et la **photo du justificatif**, prise au moment de l'opération ; la pièce reste attachée à l'écriture |
| **L'écart découvert au trimestre** : trop tard pour en trouver la cause | L'écart est calculé **chaque soir** et attribué à sa journée ; un écart répétitif peut être examiné jour par jour |

## Ce que voit le comptable

Le livre de caisse se remplit à mesure des opérations : chronologique,
solde continu ligne à ligne, chaque écriture reliée à sa pièce — le
rapport de clôture, la photo du justificatif, le bordereau de dépôt
numéroté. Quand le comptable demande le détail d'une sortie de 87 €
en mars, l'écriture, sa photo et son motif se consultent directement.
Autre point utile : une sortie qui rendrait le solde négatif est
signalée au moment de la saisie, pas trois mois plus tard.

## Le coffre, les dépôts, la banque

Entre le tiroir et la banque, chaque étape laisse une trace : le
transfert du tiroir vers le **coffre** en cours de journée,
l'**enveloppe de dépôt numérotée** dont la référence se retrouve sur
l'extrait bancaire, la commande de monnaie. Ces opérations sont
guidées par la caisse ; elles ne demandent aucun logiciel
supplémentaire.

**Où Kwitto se situe.** Tout ce qui précède fait partie du module cash
de base : comptage par coupures (à l'aveugle en option), photo du
justificatif obligatoire ou motif « sans pièce » explicitement
enregistré, enveloppes numérotées, alerte au solde négatif, livre
exporté pour le comptable. Une limite à connaître : le **rapprochement
bancaire** reste le travail de votre comptable — nous lui fournissons
des références propres (bordereaux, lots), nous ne lisons pas vos
extraits.

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## FAQ

**Le comptage à l'aveugle, ce n'est pas un manque de confiance ?** Il
protège plutôt l'équipe : un écart constaté vaut mieux qu'un comptage
ajusté, et le chiffre reste fiable. Beaucoup d'équipes le préfèrent
une fois essayé.

**Un prélèvement du patron, ça se note comment ?** Comme une sortie
avec un motif dédié — tracée, discrète à l'affichage, correctement
présentée au trimestre. C'est une sortie souvent oubliée dans les
livres tenus à la main.

**Et si je me trompe dans le comptage ?** Un recomptage est possible
et tracé comme tel — jamais une correction silencieuse du chiffre de
la veille.

**Un monnayeur automatique change quoi ?** Il compte les espèces et
rend la monnaie ; la clôture lit directement la machine et les écarts
deviennent rares. C'est un confort, pas un prérequis.

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Source : http://preview.kwitto.be/blog/fonctionnalite-cash · Mis à jour le 10/08/2026