# Les commandes de fêtes sans cahier : acomptes, quotas, créneaux

> Le cahier de commandes papier a trois défauts : il ne limite pas les quantités promises, il ne suit pas les acomptes ni leur TVA — exigible à l'encaissement, pas au retrait —, et il ne produit pas de liste fiable le matin du jour J. Une caisse le remplace par trois mécanismes : une liste unique où arrivent les commandes du comptoir, du téléphone et du site ; des limites réglables — quotas par produit, créneaux de retrait, heure limite de commande ; et des acomptes encaissés à la commande, déduits au retrait, avec la TVA comptée au bon moment. Le matin du jour J, la liste de production correspond exactement aux commandes prises.

## Une seule liste de commandes, trois canaux

Le problème du cahier n'est pas le papier : c'est qu'il y en a
plusieurs. Le cahier du comptoir, les post-it du téléphone, les
e-mails du site. La caisse réunit tout dans **une seule liste**, où
chaque commande indique son origine : celle prise au comptoir, celle
du téléphone — saisie pendant l'appel, le client retrouvé par son
numéro —, celle passée sur le site à 22 h. Une seule liste, un seul
décompte des quotas, une seule feuille de production le matin. La
vendeuse du samedi voit la même chose que vous.

## Quotas, créneaux, heure limite

*Scène type — Noël.* Le 20 décembre, trois réglages : 60 bûches
maximum, retraits le 24 entre 8 h et 13 h par tranches de 20 minutes,
plus de commandes après le 22 à 18 h. Ensuite :

- le **site** refuse la commande au-delà du quota et propose le
  créneau suivant qui reste ouvert ;
- le **comptoir** garde le dernier mot : face à une bonne cliente,
  vous pouvez dépasser le quota. L'écran affiche le décompte
  (« 60/60 ») sans bloquer, et le dépassement est ajouté à la liste de
  production ;
- les **retraits s'étalent** : vingt clients par tranche de vingt
  minutes, au lieu de soixante à la même heure.

## Les acomptes et leur TVA

Un acompte est de l'argent encaissé **avant** la vente. Sa TVA est
exigible à ce moment-là, pas au retrait. Tenu au cahier, ce suivi doit
être reconstitué au moment de la déclaration ; tenu par la caisse, il
est automatique. L'acompte s'encaisse à la commande — espèces, carte,
ou **par un lien de paiement** envoyé au client du téléphone —, se
déduit au retrait, et chaque écriture est enregistrée à la bonne date.
Le cas du client qui ne vient pas est prévu : l'acompte est conservé
ou remboursé selon vos conditions, la décision est tracée, et la
marchandise rejoint le circuit des invendus.

## Le matin du jour J

À 5 h le 24, la liste de production est prête : les commandes fermes
s'ajoutent à la production habituelle, par produit et par créneau de
retrait, et les retraits de la matinée s'affichent au fur et à mesure.
Au comptoir, le retrait tient en un geste : le client montre sa
confirmation ou donne son nom, l'acompte est déjà déduit, le solde
s'encaisse. Deux vendeuses ne peuvent pas remettre deux fois la même
commande, y compris quand la connexion internet est coupée.

**Où Kwitto se situe.** La liste unique, les quotas, les créneaux, les
heures limites, les acomptes et les liens de paiement sont disponibles
aujourd'hui. Une limite à connaître : la commande à distance passée
par le client lui-même passe par votre page de commande en ligne ; au
téléphone, c'est votre équipe qui saisit — le client est retrouvé par
son numéro, l'article par ses premières lettres. Un répondeur qui
prend les commandes seul est en développement ; nous ne le vendons pas
avant qu'il existe.

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## FAQ

**Un client veut modifier sa commande de bûches le 23 au soir.**
C'est votre réglage qui décide : avant l'heure limite, il modifie
lui-même en ligne ; après, la modification passe par vous. Dans les
deux cas, le quota se met à jour.

**Comment prendre une commande au téléphone sans faire attendre la
file ?** La saisie demande quelques gestes : client retrouvé par son
numéro, articles, date de retrait, acompte par lien de paiement
envoyé pendant l'appel. Elle peut aussi se faire depuis le bureau
pendant que le comptoir vend.

**Les commandes du site arrivent-elles en cuisine toutes seules ?**
Oui. Elles entrent dans la même liste, comptent dans les mêmes quotas
et figurent sur la même feuille de production que les commandes du
comptoir et du téléphone.

**Que devient l'acompte d'un client qui ne vient pas ?** Ce que vos
conditions prévoient — conservé ou remboursé. La caisse trace la
décision, et la marchandise part au circuit des invendus, comptée.

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Source : http://preview.kwitto.be/blog/fonctionnalite-commandes · Mis à jour le 10/08/2026