Avant de fermer
Deux choses à regarder sur l’écran de vente :
- Les ventes en attente. Un panier mis de côté survit à la clôture. Vous pouvez le laisser pour demain. Si le client ne reviendra pas, abandonnez-le maintenant.
- Qui est connecté. La personne qui compte est celle dont le code est ouvert. Le Z porte son nom.
Une journée appartient à un poste : chaque caisse ferme la sienne. Deux caisses, deux Z.
Étape 1. Le rapport X
Dans Journée › Clôture journalière, le bouton Rapport X imprime l’état du jour : les ventes par taux de TVA, par moyen de paiement, et ce que la caisse attend dans le tiroir. Il est marqué « LECTURE X ». Il ne ferme rien. Il se sort autant de fois que nécessaire.
Étape 2. Compter le tiroir
Touchez Compter le tiroir. La caisse vous présente les coupures, des pièces de 1 centime aux billets de 500 €. Vous tapez combien vous en avez de chaque. Le total se calcule seul.
Deux façons de compter, au choix du magasin. En comptage assisté, le montant attendu et l’écart s’affichent pendant que vous comptez. En comptage à l’aveugle, ils restent cachés jusqu’à la validation. On compte ce qu’il y a, pas ce qu’il devrait y avoir. Le réglage est au back-office, dans Votre commerce › Magasins, fiche du magasin, champ Comptage de caisse.
Ce qui est sorti du tiroir en journée est déjà connu : une sortie d’espèces avec photo, un dépôt dans l’enveloppe à midi. La caisse en tient compte. Vous comptez ce qui est physiquement devant vous.
Étape 3. L’écart
Après validation, la caisse affiche la différence entre le compté et l’attendu. Un tiroir juste passe à l’étape suivante. Sinon, vous qualifiez l’écart :
| Vous choisissez | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Erreur de rendu | La monnaie a été mal rendue, une fois ou deux. L’écart est noté, la journée continue. |
| À investiguer | Vous ne savez pas. L’écart reste ouvert dans le livre de caisse, avec son montant, jusqu’à ce que quelqu’un l’explique. |
| Accepté | L’écart est connu et assumé. Il est noté à votre nom. |
Sous le seuil de votre magasin, votre choix suffit. Au-delà, la caisse demande le code d’un responsable. Le seuil est le champ Tolérance d’écart de caisse de la fiche du magasin. À l’ouverture du compte, il est de 5 €.
L’écart apparaît tel quel dans le livre de caisse et sur le Z. Il ne se corrige pas en retapant un chiffre : il se comprend, ou il s’accepte.
Étape 4. Ce qui reste pour demain
L’écran Enveloppe de dépôt dit ce qui reste et d’où vient le chiffre : « Tiroir compté 412,60 €. Le fond de demain vaut 150 €. Il vient du réglage du magasin. 262,60 € partent au coffre. » Le fond de demain est le champ Fond cible du lendemain de la fiche du magasin. Vide, la caisse garde le fond d’ouverture de ce matin. En mode suggéré, Modifier le fond permet de changer le montant. En mode imposé, non.
Touchez Préparer l’enveloppe. La liste Dans l’enveloppe dit quelles coupures y mettre. L’enveloppe porte un numéro, le même que le Z, et la caisse imprime le bordereau de dépôt juste après le Z. Votre comptable retrouve ce numéro sur le relevé bancaire le jour où vous déposez. Tout garder au tiroir saute l’enveloppe.
Si le tiroir ne suffit pas pour le fond de demain, la caisse le dit : « Il manque 12,40 € pour le fond de demain. » Ça n’empêche pas de fermer. Vous complétez demain matin par une entrée d’espèces, et le back-office vous rappelle l’appoint.
Si de l’argent est sorti vers le coffre en journée, un message Prélevé plus tôt rappelle le montant avant l’écart. Le compté et l’attendu en tiennent compte tous les deux.
Étape 5. Le Z
Touchez Clôturer la journée (Z). Le Z s’imprime, marqué « CLÔTURE Z ». Il reprend les totaux par taux de TVA, par moyen de paiement, le compté, l’attendu, l’écart, et le numéro de l’enveloppe. Il porte un sceau : la preuve que rien n’a été modifié depuis la première vente du jour.
Le Z clôture une période et la scelle. Une fois émis, il ne se modifie plus. Une correction se fait dans la période suivante.
La caisse passe en Caisse fermée. Demain matin, elle vous demandera de compter le fond avant la première vente.
Ce qui ne se fait pas
- Modifier un Z. Un ticket oublié, un paiement noté carte au lieu d’espèces : la correction s’écrit demain, sur la nouvelle journée. Le Z d’hier reste ce qu’il était, et le livre de caisse montre les deux.
- Fermer sans compter. Le Z attend le comptage. En bas de l’écran, Clôturer cette période sans compter demande le code d’un responsable et sort un Z marqué « clôture d’office, tiroir non compté », avec le nom de qui l’a décidé. C’est pour une tablette tombée en panne ou une personne partie sans fermer.
- Fermer avec un panier ouvert. Terminez la vente ou mettez-la de côté.
Si la journée est restée ouverte
Passé l’heure de fermeture des Horaires d’exploitation, le back-office et le téléphone des responsables reçoivent l’alerte « Caisse restée ouverte ». Elle revient jusqu’au Z. Vous pouvez fermer le lendemain matin, avant d’ouvrir la nouvelle journée. Le Z porte alors la date et l’heure réelles de la clôture. Le livre de caisse le montre tel quel.